Personvernerklæring
iSwim er programvare for svømmeklubber: svømmerregister, stevneplanlegging, tidtaking og direkte visning av heats på lokale svømmestevner. iSwim leveres av 1AM (org.nr. 123456789). Klubben som bruker iSwim, er behandlingsansvarlig for opplysningene den legger inn, og 1AM er databehandler for klubben etter en databehandleravtale som klubben godtar før den tar iSwim i bruk. Denne erklæringen forklarer hvilke opplysninger som behandles, og hvilke rettigheter svømmere og foresatte har.
Hva vi behandler
Om svømmere:
- fornavn, etternavn, fødselsår (aldri dag eller måned) og eventuelt kjønn
- klubb
- påmeldinger og tider
- treningsgrupper, der klubben bruker det
- svar på samtykke til bilder og film
Om foresatte: navn, e-postadresse og telefonnummer til inntil to foresatte, og navnet og e-postadressen til den som svarte på et samtykke.
Om klubbens brukere (administratorer og trenere): navn, e-postadresse, rolle og språk.
For å hindre misbruk lagres IP-adresser og e-postadresser i kort tid i tellere som begrenser antall forsøk, for eksempel ved innlogging.
iSwim lagrer ikke fødselsdato, adresse, fødselsnummer eller svømmerens egne kontaktopplysninger.
Behandlingsgrunnlag
Mens et stevne pågår, vises alle svømmeres navn, klubb og tider på skjermen i hallen, på stevnesiden og i trenervisningen, slik at stevnet kan følges mens det skjer. Det bygger på arrangørklubbens berettigede interesse i å gjennomføre stevnet. Sidene stenges når stevnet er avsluttet. Etter stevnet får hver klubb bare resultatene for sine egne svømmere, som den har som en del av sine medlemsopplysninger. Samtykke til bilder og film innhentes separat, fra foresatte, eller fra svømmeren selv fra og med året svømmeren fyller 15.
Hvordan resultater vises
iSwim publiserer ingen resultater. Det finnes ingen plassering, ingen medalje og ingen pallplass noe sted, uansett alder. Direkte heats vises i baneorden og resultatlister alfabetisk. Under stevnet vises alle svømmere med navn, klubb og tid; når stevnet er avsluttet, stenges de direkte sidene, og hver klubb får bare resultatene for sine egne svømmere.
Hvor lenge vi lagrer
- En svømmer som har deltatt på stevner, avidentifiseres 24 måneder etter sitt siste stevne: navnet og foresattes kontaktopplysninger fjernes, og resultatet blir stående anonymt.
- En svømmer som aldri har deltatt på et stevne, slettes helt 24 måneder etter siste endring.
- Klubben varsles 30 dager før og kan beholde en svømmer som fortsatt er medlem, 24 måneder om gangen. En svømmer på en aktiv treningsgruppe beholdes.
- Samtykkesvar slettes sammen med svømmeren.
- Henvendelser om personvern slettes 12 måneder etter at de er avsluttet.
- Aktivitetsloggen slettes etter 36 måneder.
En klubb kan slette en svømmer når som helst. Slutter en klubb å bruke iSwim, slettes klubbens data innen 30 dager.
Dokumenter fra arrangørklubben
En klubb som arrangerer et stevne skriver en innbydelsestekst og kan legge ved innbydelsen som fil. Filen lagres hos Vercel innenfor EU (Frankfurt) og kan bare lastes ned av arrangørklubben og de inviterte klubbene. Teksten og filen slettes automatisk 30 dager etter at stevnet er avsluttet. Arrangørklubben er ansvarlig for innholdet og skal ikke legge inn personopplysninger om svømmere.
Dine rettigheter
Du kan be om innsyn i opplysningene om en svømmer, be om at de rettes, eller be om at de slettes. Kontakt klubben svømmeren tilhører, eller bruk skjemaet under. Henvendelsen går til klubben du velger, som er behandlingsansvarlig, og iSwim hjelper klubben å svare.
Underleverandører
iSwim bruker disse leverandørene for å drive tjenesten. Databasen og filene lagres i EU. Resend (e-post) og Stripe (betaling) er amerikanske selskaper. Overføring til USA bygger på EUs rammeverk for personvern mellom EU og USA (Data Privacy Framework) og/eller EUs standard personvernbestemmelser.
| Leverandør | Formål | Region |
|---|---|---|
| Neondatabase | database | EU, Frankfurt |
| Verceldrift av nettsiden og appen | drift av nettsiden og appen | EU, Frankfurt |
| Vercel Bloblagring av innbydelsesdokumenter og klubblogoer | lagring av innbydelsesdokumenter og klubblogoer | EU, Frankfurt |
| Microsoft Azureserver for tidtaking og direkte visning | server for tidtaking og direkte visning | EU, Vest-Europa |
| Microsoft Azure Application Insightsdriftslogger og feilsøking, der navn og kontaktopplysninger sladdes automatisk | driftslogger og feilsøking, der navn og kontaktopplysninger sladdes automatisk | EU, Vest-Europa |
| Upstashmidlertidig stevnetilstand og tellere som begrenser antall forsøk, med IP-adresser og e-postadresser i kort tid | midlertidig stevnetilstand og tellere som begrenser antall forsøk, med IP-adresser og e-postadresser i kort tid | EU, Frankfurt |
| Resendutsending av e-post | utsending av e-post | USA |
| Stripebetaling av abonnement | betaling av abonnement | USA |
Kontakt
Har du spørsmål om en svømmers opplysninger, kontakt klubben svømmeren tilhører. Den er behandlingsansvarlig. Har du spørsmål om selve iSwim, kontakt 1AM, Hunsrødsvingen 6, 3241 Sandefjord, Norge, på admin@iswim.no.